DEPARTAMENTOS DE GESTIÓN AMBIENTAL

Introducción:

El pasado 22 de abril el Gobierno nacional expidió el Decreto 1299 de 2008, norma que tiene por objeto reglamentar la creación de los llamados Departamentos de Gestión Ambiental (DGA) en las empresas a nivel industrial (micro, pequeña, mediana y gran industria).

Sobre esta nueva disposición legal el empresario debe aclarar algunos aspectos como su alcance, los requerimientos para la creación de los DGA, sus funciones, las sanciones por incumplimiento de la norma y los beneficios y costos que se derivan de este Decreto.  Asimismo, es indispensable una apropiada asesoría en lo que se refiere al diseño de un Sistema de Gestión Ambiental (a seguir por el Departamento de Gestión Ambiental) ajustado a la realidad económica y ambiental interna y externa de la empresa.

Una información oportuna sobre el contenido del Decreto 1299 de 2008, le permitirá disminuir al máximo los costos en la implantación y desarrollo del Departamento de Gestión Ambiental y aumentar los beneficios económicos, sociales y ambientales de la empresa.

I.                    Alcance

En primer lugar, vale la pena destacar que el Decreto 1299 de 2008 es un instrumento jurídico, obligatorio y de mercado. Es jurídico en tanto que se encuentra regulado por el Derecho y es administrado y tutelado por los poderes públicos (autoridades ambientales competentes), su finalidad es la protección del medio ambiente y los recursos naturales renovables, hace parte del ordenamiento jurídico y presupone el cumplimiento de otras normas, especialmente las que resulten aplicables en materia ambiental a las organizaciones de nivel industrial. Es obligatorio por cuanto la norma en comento reglamenta el artículo 8º de la Ley 1124 de 2007 que ordena a todas las empresas a nivel industrial del país a tener un Departamento de Gestión Ambiental que vele por el cumplimiento de la normatividad ambiental vigente y, además, establece la imposición de sanciones a quienes no cumplan con la creación del DGA. Y es un instrumento de mercado porque pretende equilibrar la protección del medio ambiente a través de la supuesta mejora de la posición competitiva de la organización en el mercado.

Según el artículo 4º del Decreto 1299 de 2008, el alcance de los DGA en las empresas de nivel industrial es la dirección de la gestión ambiental de dichas organizaciones, la observancia de la normatividad ambiental aplicable y vigente, la prevención, la disminución y el control de la generación de cargas contaminantes aportadas por la empresa, la promoción de prácticas de producción más limpia, el uso racional de los recursos naturales, el aumento de la eficiencia energética en suma con el uso de combustibles más limpios, la implementación de opciones técnicas para la reducción de gases de efecto invernadero y la protección y conservación de los ecosistemas.

En últimas, el DGA tiene como objetivo primordial el que la empresa asuma un Sistema de Gestión Ambiental que mejore continuamente la calidad de las operaciones empresariales y sus productos para reducir, en forma constante y permanente, los posibles impactos ambientales negativos que de éstos se deriven para el medio.

II.                  Requerimientos para la creación del DGA

Existen dos tipos de requerimientos para la implantación del DGA, unos vienen explícitos en la norma y los otros, aunque no vienen dados en forma expresa, se deducen de la necesidad de implantar un Sistema de Gestión Ambiental empresarial.

El artículo 5º del Decreto 1299 de 2008, establece algunos requisitos para la creación del DGA, en especial se habla del personal que debe hacer parte del nuevo órgano empresarial, el cual debe ser profesional, tecnólogo o técnico con formación o experiencia –en nuestro criterio acreditada- en el tema ambiental. Para las medianas y grandes empresas se exige que el personal que conforme el DGA sea propio, aunque se ofrece la posibilidad de contratar asesorías con personas naturales o jurídicas para temas específicos, y en lo correspondiente a las micro y pequeñas empresas a nivel industrial puede ser conformado por personal propio o externo, siempre y cuando sean expertas en lo ambiental.

Asimismo, entre varias micro y pequeñas empresas se puede conformar un o más DGA siempre y cuando tengan una misma actividad económica, también son permitidas las asesorías por parte de las agremiaciones que las representan o por personas naturales o jurídicas idóneas en la materia. La responsabilidad ambiental, en caso tal de incumplir con las disposiciones normativas ambientales pertinentes, corre a cargo de la empresa.

De igual manera, se consagra la posibilidad de que el DGA pueda integrarse a otros departamentos de la sociedad como los de salud ocupacional, seguridad industrial o calidad, en este caso, las funciones asignadas en materia ambiental deben estar explícitamente determinadas y debe darse cabal cumplimiento a los requerimientos establecidos en el Decreto 1299 de 2008. Es necesario destacar que las funciones y responsabilidades del DGA deben ser divulgadas al interior de la empresa por lo cual una labor de educación y capacitación en temas ambientales como normatividad o gestión ambiental es un requisito clave para el éxito en su creación y operación.

Por otro lado tenemos los requisitos implícitos, esto es, aquellos que resultan de la implantación de un Sistema de Gestión Ambiental (SGA) a manejar por el DGA. En este punto vale la pena destacar, por ejemplo, la necesidad de realizar un análisis ambiental cualitativo y cuantitativo de las actividades, productos y servicios de la empresa a fin de identificar los impactos medioambientales significativos, definir la política ambiental y determinar los objetivos y metas cuantificables a conseguir, entre otros. También se requiere definir la estructura organizativa de los DGA, asignar responsabilidades, desarrollar planes de formación al recurso humano de la organización, elaborar la documentación de trabajo del DGA, desarrollar planes de contingencia y de emergencia, evaluar el costo-beneficio de la reconversión tecnológica necesaria o de la eficiencia energética propuesta por la norma, realizar un programa de seguimiento y medición de los objetivos y metas propuestos, etc.

III.                Funciones del DGA

Los artículos 4 y 6 del Decreto 1299 de 2008, contemplan las funciones mínimas que debe realizar el Departamento de Gestión Ambiental de la empresa a nivel industrial, según estas disposiciones, es imperativo el velar por el cumplimiento de la normatividad ambiental vigente; incorporar la dimensión ambiental en la toma de decisiones de las empresas; liderar la actividad de formación y capacitación a todos los niveles de la empresa en materia ambiental; brindar asesoría técnica ambiental al interior de la organización; establecer e implementar acciones de prevención, mitigación, corrección y compensación de los impactos ambientales que generen; planificar, establecer e implementar procesos y procedimientos; gestionar recursos que permitan desarrollar, controlar y realizar seguimiento a las acciones encaminadas a dirigir la gestión ambiental y del riesgo de las mismas; promover el mejoramiento de la gestión y desempeño ambiental al interior de la empresa; preparar la información requerida por el Sistema de Información Ambiental que administra el Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales – IDEAM; mantener actualizada la información ambiental de la empresa y generar informes periódicos; aumentar la eficiencia energética y el uso de combustibles más limpios; implementar acciones para la reducción de emisiones de gases de efecto invernadero, entre otras.

En resumen, no se trata solamente de hacer un ajuste al organigrama de la estructura organizativa de la empresa, con la creación de un DGA se busca que ésta acoja un completo Sistema de Gestión Ambiental que de cuenta de las funciones arriba señaladas y, obviamente, atienda los intereses y la realidad propia de la organización.

IV.               Sanciones

Debido a que el Decreto 1299 de 2008 es una norma de protección ambiental, su incumplimiento acarrea las sanciones contenidas en el artículo 85 de la Ley 99 de 1993, es decir, la omisión en la creación del DGA y, de contera, en la implantación de un Sistema de Gestión Ambiental empresarial, podría producir las imposición de medidas como multas diarias hasta por un valor de 300 salarios mínimos legales vigentes, suspensión de licencias, permisos o concesiones, cierre temporal o definitivo del establecimiento, edificación o servicio respectivo y revocatoria o caducidad del permiso o concesión, entre otras.

Es por esto que la empresa requiere del  asesoramiento adecuado por parte de personal especializado en el tema, el no dar la importancia debida a las exigencias del Decreto 1299 de 2008 puede conllevar a sanciones innecesarias y costosas tanto en términos económicos como de imagen corporativa.

V.                 Beneficios

Una adecuada, seria y especializada asesoría en la creación del DGA y el diseño del Sistema de Gestión Ambiental por éste a adoptar, puede traer significativos beneficios económicos, a continuación se describen algunos de ellos:

• Mejora de imagen corporativa,

• Mayor competitividad en un mercado cada vez más exigente con un comportamiento ambientalmente amigable de las compañías,

• Reducción de gastos en energía por la mejora en la eficiencia energética,

• Reducción de gastos en el manejo de residuos,

• Mejora en la gestión del agua,

• Aumento de la motivación de los trabajadores de la organización,

• Mejoramiento de la comunicación interna,

• Aumento de la confianza de inversores y accionistas,

• Cumplimiento de la normatividad ambiental,

• Reducción de impuestos (en pesos) por inversiones en el control ambiental,

• Visualización de nuevas oportunidades de negocio y el desarrollo de tecnologías limpias.

• Mejoramiento del desempeño ambiental de la empresa,

• Evitar multas y sanciones por infracción de las normas ambientales,

• Evitar demandas y costos judiciales por incumplimiento de la normatividad ambiental vigente,

• Reducción de riesgos de demandas de responsabilidades civiles, penales y solidarias por aspectos ambientales,

• Optimización de los procesos productivos,

• Utilización eficientemente los recursos de la empresa,

• Optimización de la cadena de producción frente a los riesgos,

• Propiciar el acceso a beneficios económicos por mejoramiento del desempeño ambiental,

• Mayor agilidad en el manejo de la información con la autoridad ambiental.

• Ventajas para participar en el mercado verde nacional e internacional

Por el contrario, si no se asume con la importancia debida la nueva norma y si la empresa no cuenta con una asesoría experta y responsable que atienda su realidad económica y ambiental, seguramente se incurrirán en altos costos que pueden comprometer los estados financieros de la sociedad, su imagen ante los consumidores y el público en general y, en caso extremo, llevarla a purgar onerosas sanciones de tipo administrativo o penal por el incumplimiento de la normatividad ambiental vigente.

VI.               Servicios ofrecidos

• Asesoría para la creación del Departamento de Gestión Ambiental en su empresa según lo requerido por el Decreto 1299 de 2008 (definición de su estructura organizacional, y capacitación del personal del Departamento de Gestión Ambiental).

• Asesoría en normatividad ambiental aplicable a su actividad económica.

• Determinar (operativamente) cómo se aplican estos requisitos legales a sus aspectos ambientales.

• Análisis de la aplicabilidad de normas: El análisis de la legislación u otros requisitos puede ayudar a decidir qué medidas se pueden tomar, ya sean preventivas o correctivas, para mitigar los impactos. También puede servir para determinar límites críticos o medidas de manejo que ayuden a elaborar el programa de gestión (ejemplos: DBO en calidad de agua o las recomendaciones emitidas por el Ministerio para la aplicación y uso de agroquímicos, entre otros).

• Orientación en el trámite de permisos ante la Corporación Autónoma Regional.

• Proporcionar un resumen de normas por aspectos ambientales emitidas por las distintas autoridades del País, incluyendo las locales.

• Formación en legislación  ambiental empresarial al recurso humano que aplicará los servicios a ofrecer, en materia ambiental.

• Diseño de los criterios en que se deben basar los consultores a la hora de desarrollar un Sistema de Gestión Ambiental empresarial.

• Análisis ambiental  cualitativo y cuantitativo de las actividades, productos y servicios de las empresas a fin de identificar los impactos medioambientales significativos.

• Diseño de los criterios en que se deben basar los consultores a la hora de analizar el comportamiento ambiental de las empresas.

• Construcción de la política ambiental, los objetivos y las metas a lograr con el Sistema de Gestión Ambiental.

• Diseño de criterios para el desarrollo de planes de contingencia y de emergencia.

• Formulación del programa de seguimiento y medición de los objetivos y metas propuestos en el Sistema de Gestión Ambiental empresarial.

• Diseño de los criterios que deben seguir las auditorías ambientales.

• Vigilancia de los auditores ambientales.

• Documentación de los servicios ofrecidos en la materia.

• Realización de auditorías a los Sistema de Gestión Ambiental implementados por los Departamentos de Gestión Ambiental.

• Capacitación y orientación a los consultores que se contratarán  para la conformación de los DGA o el diseño de los SGA.

Opciones de asesoría y/o consultoría

Opción 1 (Básica): Creación del Departamento de Gestión Ambiental en las empresas a nivel industrial.

Esta opción de asesoría es la básica. El objeto es la creación del Departamento de Gestión Ambiental (DGA) para cumplir con los requerimientos mínimos del Decreto 1299 de 2008. Las actividades propuestas permitirán demostrar a la autoridad ambiental competente que:

•    La organización ha recibido la información sobre la normativa ambiental pertinente y las implicaciones de ésta para su actividad económica.

•    La organización adopta disposiciones oportunas para dar debida observancia a la normatividad ambiental vigente.

•    La organización cuenta con un procedimiento que le permite cumplir con la normatividad ambiental en forma permanente.

Lo anterior consolida la finalidad de los DGA de velar por el cumplimiento de la normatividad ambiental vigente, tal como lo establece el artículo 8º de la Ley 1124 de 2007.

 Actividades a realizar y productos a entregar con la opción 1:

Tiempo aproximado de ejecución: 2 meses (dependiendo de la actividad económica de la empresa ya que es ésta la que genera externalidades ambientales y no tanto su tamaño.

Opciones de asesoría y/o consultoría

Opción 2 (Media): Creación del DGA/Análisis ambiental de la empresa

Esta opción le permite a la empresa el cumplimiento del requerimiento contenido en el Decreto 1299 de 2008 de creación del DGA y, adicionalmente, ofrece un análisis ambiental preliminar[2], global[3], completo[4], incluyente[5] e instrumental[6] de los productos, actividades y servicios de la empresa.

Las actividades propuestas permitirán demostrar a la autoridad ambiental competente que:

•    La organización ha recibido la información sobre la normativa ambiental pertinente y las implicaciones de ésta para su actividad económica.

•    La organización adopta disposiciones oportunas para dar debida observancia a la normatividad ambiental vigente.

•    La organización cuenta con un procedimiento que le permite cumplir con la normatividad ambiental en forma permanente.

•    La organización tiene el conocimiento necesario de sus aspectos ambientales para adoptar las medidas adecuadas que apunten a mejorar su desempeño ambiental.

Lo anterior consolida la finalidad de los DGA de velar por el cumplimiento de la normatividad ambiental vigente, tal como lo establece el artículo 8º de la Ley 1124 de 2007 y motiva a la organización a iniciar el cumplimiento de otros fines del DGA en su fase de operación, contemplados en el artículo 4º del Decreto 1299 de 2008.

Actividades a realizar y productos a entregar con la opción 2:

Tiempo aproximado de ejecución: 3 meses (dependiendo de la actividad económica de la pequeña y micro empresa).

Nota: No se incluye el costo de pruebas técnicas para el análisis de los aspectos medioambientales de la micro o pequeña empresa (análisis de aguas, ruido, etc)

 Opciones de asesoría y/o consultoría

Opción 3 (Avanzada): Creación del DGA/Análisis ambiental/Diseño del SGA

Esta opción le permite a la empresa el cumplimiento del requerimiento contenido en el Decreto 1299 de 2008 de creación del DGA y, adicionalmente, ofrece un análisis ambiental preliminar[9], global[10], completo[11], incluyente[12] e instrumental[13]de los productos, actividades y servicios de la empresa y el diseño del Sistema de Gestión Ambiental (SGA) de la empresa.

Las actividades propuestas permitirán demostrar a la autoridad ambiental competente que:

•    La organización ha recibido la información sobre la normativa ambiental pertinente y las implicaciones de ésta para su actividad económica.

•    La organización adopta disposiciones oportunas para dar debida observancia a la normatividad ambiental vigente.

•    La organización cuenta con un procedimiento que le permite cumplir con la normatividad ambiental en forma permanente.

•    La organización tiene el conocimiento necesario de sus aspectos ambientales para adoptar las medidas adecuadas que apuntan a mejorar su desempeño ambiental.

•    La organización cuenta con un medio o instrumento –SGA- que permite la realización de la política ambiental de la empresa y de los compromisos ambientales adoptados.

Lo anterior consolida la finalidad de los DGA de velar por el cumplimiento de la normatividad ambiental vigente, tal como lo establece el artículo 8º de la Ley 1124 de 2007 y ayuda a realizar los fines del DGA en su fase de operación, contemplados en el artículo 4º del Decreto 1299 de 2008.

Actividades a realizar y productos a entregar con la opción 3:

Tiempo aproximado de ejecución: 6 meses (La creación del Departamento de Gestión Ambiental exigido por el Decreto 1299 de 2008 toma los dos primeros meses de los 6 propuestos, esto es, se puede cumplir con oportunidad con los plazos máximos establecidos en la norma para las medianas empresas).

Nota: No se incluye el costo de pruebas técnicas para el análisis de los aspectos medioambientales de la micro o pequeña empresa (análisis de aguas, ruido, etc.)

Opciones de asesoría y/o consultoría

Opción 4 (avanzada opcional): Creación del DGA/Análisis ambiental/Diseño del SGA.

Esta opción le permite a la empresa el cumplimiento del requerimiento contenido en el Decreto 1299 de 2008 de creación del DGA y, adicionalmente, ofrece un análisis ambiental preliminar[16], global[17], completo[18], incluyente[19] e instrumental[20]de los productos, actividades y servicios de la empresa y el diseño del Sistema de Gestión Ambiental (SGA) de la empresa.

Las actividades propuestas permitirán demostrar a la autoridad ambiental competente que:

•    La organización ha recibido la información sobre la normativa ambiental pertinente y las implicaciones de ésta para su actividad económica.

•    La organización adopta disposiciones oportunas para dar debida observancia a la normatividad ambiental vigente.

•    La organización cuenta con un procedimiento que le permite cumplir con la normatividad ambiental en forma permanente.

•    La organización tiene el conocimiento necesario de sus aspectos ambientales para adoptar las medidas adecuadas que apuntan a mejorar su desempeño ambiental.

•    La organización cuenta con un medio o instrumento –SGA- que permite la realización de la política ambiental de la empresa y de los compromisos ambientales adoptados.

•    La organización cuenta con un encargado permanente de la dirección del DGA.

•    Lo anterior consolida la finalidad de los DGA de velar por el cumplimiento de la normatividad ambiental vigente, tal como lo establece el artículo 8º de la Ley 1124 de 2007 y ayuda a realizar los fines del DGA en su fase de operación, contemplados en el artículo 4º del Decreto 1299 de 2008.

Actividades a realizar y productos a entregar con la opción 3:

Similar a la opción avanzada numero tres (3).

Tiempo aproximado de ejecución: 12 meses (La creación del Departamento de Gestión Ambiental exigido por el Decreto 1299 de 2008 toma los dos primeros meses de los 12 propuestos, esto es, se puede cumplir con oportunidad con los plazos máximos establecidos en la norma para las medianas empresas).

Nota: Debido a que el Decreto 1299 de 2008 establece que el personal encargado del manejo del DGA debe ser personal propio, esta opción le permite a la empresa tener a un encargado de la dirección del DGA durante 1 año. Esta propuesta incluye el asumir la dirección del DGA durante 12 meses (50 horas mensuales aproximadamente). La diferencia con la opción anterior radica en el tiempo de diseño e implantación del Sistema de Gestión Ambiental.

Opciones de asesoría y/o consultoría

Opción 5: Auditorías ambientales.

Se puede generar un escenario favorable ofreciendo el servicio de auditorías ambientales a las organizaciones que tiene DGA o apliquen un Sistema de Gestión Ambiental. Se debe aclarar que la auditoría ambiental es un instrumento de gestión que ayuda a lograr los objetivos y la política medioambiental de la empresa.

Las finalidades de la auditoría ambiental, en el marco de un sistema de gestión ambiental empresarial son:

1.       Comprobar el cumplimiento de los objetivos y la política medioambiental de la empresa.

2.       Sugerir la adopción de medidas necesarias para corregir fallas o disfunciones presentadas en la aplicación del Sistema de Gestión Ambiental o en el trabajo del DGA.

El examen de los objetivos, la política ambiental y del SGA de la organización ha de ser planificado, ajustado a un procedimiento y a unos requisitos preestablecidos que tengan concordancia con la normatividad ambiental vigente.

Para esta opción se propone:

1.                   Diseño del programa de auditorías ambientales.

   Horas requeridas: 100 horas.

   Tiempo de entrega del programa: 2 meses.

2.                   Asesoría  a los auditores ambientales.

   Horas requeridas para asesorar a un auditor ambiental en el programa de auditorías ambientales: 6 horas

Nota: El auditor ambiental debe tener formación en el área ambiental.

[9] Preliminar porque es un análisis previo a la adopción de medidas de mejoramiento ambiental de la organización.

[10] Global porque valora en su conjunto los impactos de la organización.

[11] Completo porque considera todos los impactos ambientales.

[12] Incluyente en la descripción y valoración de lo descrito.

[13] Instrumental porque el análisis estará al servicio del diseño e implantación del Sistema de Gestión Ambiental.